Dienstplan und Teamverwaltung für Hundesalons

Die Woche eines Hundesalons entscheidet sich daran, wer da ist und wer was kann. Stimmt das nicht, stimmt danach nichts mehr: Kunden bekommen Zeiten angeboten, zu denen niemand arbeitet, die Provision landet bei der falschen Person, und jemand erfährt erst durch einen Anruf, dass er am Dienstag eingeteilt war.

Der Dienstplan in Argus ist deshalb kein Zettel an der Wand. Er besteht aus echten Daten – und auf denen bauen Ihr Kalender, die freien Zeiten Ihrer Online-Buchung und Ihre Auszahlungen auf.

Der Dienstplan ist ein Wochenraster: links Ihr Team, oben die Tage. Jedes Feld zeigt die Stunden der Person an diesem Tag, neben dem Namen steht die Wochensumme. Ein Klick auf ein Feld, und Sie legen den Tag fest.

• Mehrere Zeitabschnitte an einem Tag – bis zu zehn – für geteilte Schichten und lange Pausen
• Ein Muster wöchentlich oder alle zwei Wochen wiederholen, auf Wunsch mit Enddatum
• Wiederkehrende Dienstpläne werden als echte Schichten eingetragen, bis zu einem Jahr im Voraus
• Jede Filiale hat ihren eigenen Dienstplan und ihre eigenen Öffnungszeiten
• Die Farbe eines Groomers gilt auch im Kalender, damit man die Spalten sofort erkennt

Abwesenheiten tragen Sie direkt im Kalender als blockierte Zeit ein, immer mit Grund: über die freie Fläche ziehen, fertig. Blockierte Zeit spart die Online-Buchung aus. Einem Kunden wird also nie ein Termin angeboten, während jemand beim Zahnarzt sitzt.

Eines hat Argus bewusst nicht: Urlaubsanträge, die erst genehmigt werden müssen. Urlaub wird als blockierte Zeit eingetragen, nicht zur Genehmigung eingereicht.

Zu jedem Teammitglied gehört eine Liste der Leistungen, für die es qualifiziert ist. Das sieht nach Verwaltungskram aus und ist doch eine der wichtigsten Einstellungen im ganzen Programm.

Bucht ein Kunde online, berücksichtigt Argus nur Groomer, die dieser Filiale zugeordnet und für jede Leistung im Warenkorb qualifiziert sind. Wer nur badet, wird nie für eine Komplettpflege angeboten. Niemand muss das überwachen, denn wer nicht qualifiziert ist, taucht gar nicht erst als verfügbar auf.

• Leistungen pro Person ankreuzen, nach Größenkategorie gruppiert und mit Preis
• Jede Person den Filialen zuordnen, in denen sie wirklich arbeitet
• Wer online verfügbar ist, ergibt sich aus Qualifikation, Filiale und Dienstplan zusammen
• Als Assistenz kommt nur infrage, wer an diesem Tag in dieser Filiale eingeteilt ist

Nicht jeder soll alles sehen. Argus kennt vier Stufen. Durchgesetzt werden sie auf dem Server, nicht dadurch, dass Schaltflächen ausgeblendet werden.

• Inhaber – volle Kontrolle, und zwar dauerhaft: Die Rolle lässt sich weder ändern noch übertragen, Sie können Ihr eigenes Konto also nie verlieren
• Admin – führt den Betrieb: Leistungen, Team, Kunden, Berichte und Stornierungen von Verkäufen
• Manager – die Filialen, für die er zuständig ist, und nichts darüber hinaus
• Mitglied – ein Groomer-Profil mit eigenem Kalender, ohne Zugriff auf die Verwaltung

Ein Manager, der auf eine Filiale beschränkt ist, kann in einer anderen weder einen Verkauf kassieren noch einen Termin stornieren. Das lehnt der Server ab – es fehlt nicht bloß auf dem Bildschirm.

Diesen Teil lässt die meiste Salonsoftware weg. Jedes Teammitglied – auch Groomer, die das Dashboard nie zu sehen bekommen – kann einen eigenen Zugang und eine eigene Tagesansicht haben.

Angemeldet wird mit einem Code, der an die eigene E-Mail-Adresse geht. Es gibt kein Passwort, das man sich ausdenken, vergessen oder zurücksetzen müsste. Das zählt, wenn sich Ihr Team im Baderaum ein Tablet teilt.

• Der eigene Kalender – nur die eigenen Termine, mit den Notizen zu jedem Tier
• Die eigenen Schichten und Abwesenheiten, damit niemand fragen muss, wann er arbeitet
• Termindetails mit Tier, Rasse, Leistung und Kundennotizen
• Auf Wunsch der eigene Verdienst: Provision, Trinkgeld und Auszahlung für jeden Zeitraum
• In der eigenen Sprache, nicht in Ihrer – das Portal ist in 10 Sprachen übersetzt

Was Ihr Team sieht, entscheiden Sie. Preise und Verdienst sind standardmäßig beide ausgeblendet. Schalten Sie den Verdienst ein, sieht jede Person ausschließlich ihren eigenen. Eingeschränkt wird das schon in der Datenbankabfrage, nicht erst auf dem Bildschirm. Angezeigt werden der tatsächliche Satz und bei einem Termin mit Assistenz der Name der Person, mit der sie gearbeitet hat.

Als Inhaber können Sie sich außerdem als beliebiges Teammitglied anmelden und sehen dann genau das, was diese Person sieht. Schneller lässt sich ein „Mein Kalender stimmt nicht“ nicht klären.

Ein Teamprofil enthält, was ein Salon tatsächlich braucht, um jemanden zu beschäftigen und zu bezahlen: Name, Berufsbezeichnung, Telefon und E-Mail, Geburtsdatum, ein Foto, die Kalenderfarbe, den Provisionssatz und – wo Sie es für Auszahlungen brauchen – eine persönliche Identifikationsnummer, Adresse und Bankverbindung.

Die Berufsbezeichnung steht im Kalender über der Spalte. Eine Vertretung am Empfang erkennt so auf einen Blick, wer erfahrener Groomer ist und wer nur badet. Deaktivieren Sie jemanden, der den Salon verlässt, bleibt sein Verlauf erhalten: Vergangene Termine und Belege nennen ihn weiterhin richtig.