Kalender und Terminplanung für Ihren Hundesalon

Ein Tag im Hundesalon läuft nie nach Plan. Baden und Bürsten dauert vierzig Minuten, eine Komplettpflege bei verfilztem Fell zwei Stunden, ein Hund kommt zu früh und ein anderer gar nicht. Argus zeigt Ihnen den Tag in einer einzigen Ansicht mit einer Spalte pro Groomer – mit Foto, Berufsbezeichnung und den Stunden, die er an diesem Tag tatsächlich arbeitet. So sehen Sie auf einen Blick, wer noch Luft hat und wer in Arbeit untergeht.

Termine, die sich überschneiden, stehen nebeneinander, statt einander zu verdecken. Beim Öffnen springt der Kalender zum Beginn der ersten Schicht statt zu Mitternacht. Für heute zieht er eine rote Linie auf Höhe der aktuellen Uhrzeit: Die Frage „Wo stehen wir gerade?“ ist beantwortet, bevor Sie sie stellen. Die Farbe richtet sich nach der Leistungskategorie. Ein Tag voller kleiner Hunde wirkt deshalb schon vom Empfang aus anders als ein Tag voller Doodles.

Wenn sich der Tag verschiebt, sollten Sie dafür kein Formular öffnen müssen. Ziehen Sie einen Termin nach oben oder unten, um die Uhrzeit zu ändern – die Dauer bleibt erhalten. Ziehen Sie ihn seitlich in die Spalte eines anderen Groomers, und der Termin gehört ihm. Ziehen Sie am unteren Rand, um einem schwierigen Fell zwanzig Minuten mehr zu geben. Alles rastet auf Viertelstunden ein. Ein einfacher Klick ohne Ziehen öffnet den ganzen Termin.

• Senkrecht ziehen ändert die Uhrzeit, waagerecht den Groomer
• Am unteren Rand ziehen ändert die Dauer
• Raster von 15 Minuten, die Änderung sehen Sie schon beim Ziehen
• Termine mit mehreren Tieren werden automatisch direkt hintereinander eingeplant
• Eine Weltkugel kennzeichnet die Termine, die Ihre Kunden selbst gebucht haben

Auf dem Tablet gelten mit Absicht andere Regeln. Mit dem Finger lässt sich nichts ziehen, denn Scrollen und Ziehen sind dieselbe senkrechte Bewegung, und ein ungeschickter Wisch soll keine Kundenbuchung verschieben. Tippen öffnet den Termin. Wer ziehen möchte, nimmt einen Eingabestift.

Mittagspause, ein Tierarztbesuch, Grundreinigung, ein Groomer, der um drei geht, um sein Kind von der Schule abzuholen. Ziehen Sie direkt im leeren Teil einer Spalte einen Bereich auf, und Argus öffnet einen Eintrag für die blockierte Zeit, in dem Groomer, Tag und Uhrzeit schon stehen. Ein Grund ist Pflicht – später wollen Sie wissen, warum die Zeit blockiert war. Die blockierte Zeit lässt sich wie ein Termin verschieben, verlängern, verkürzen oder einem anderen Groomer geben. Von der Online-Buchung ist sie ausgenommen: Kunden bekommen sie nie angeboten.

Viel Fell und nervöse Hunde brauchen oft zwei Leute. Argus behandelt das als ganz normalen Fall und nicht als Notlösung. Fügen Sie einer Position eine Assistenz hinzu, und sie bekommt einen eigenen Block in der eigenen Spalte mit eigener Anfangs- und Endzeit – denn eine Assistenz hilft meist nur bei einem Teil der Fellpflege, nicht von Anfang bis Ende. Den Provisionsanteil der Assistenz stellen Sie mit einem Schieberegler direkt im Termin ein.

Fahren Sie mit der Maus über einen Block, und alle Teile desselben Termins leuchten auf: jedes Tier und jede Assistenz. So erkennen Sie an einem vollen Samstag, ob drei Hunde zu einer Familie gehören oder nichts miteinander zu tun haben.

Der Dienstplan ist ein Wochenraster: links Ihr Team, oben Montag bis Sonntag. Jede Zelle zeigt, wann die Person an diesem Tag arbeitet, dazu kommt die Wochensumme pro Groomer. Klicken Sie auf eine Zelle, um die Zeiten für den Tag festzulegen – auch geteilte Schichten für alle, die morgens und abends mit einer Pause dazwischen arbeiten.

• Wochenraster Team × Tag mit den Wochenstunden pro Person
• Geteilte Schichten – mehrere getrennte Zeitabschnitte an einem Tag
• Dienstplan wöchentlich oder alle zwei Wochen wiederholen, auf Wunsch mit Enddatum
• Dienstpläne werden im Voraus eingetragen, der nächste Monat ist also schon ausgefüllt
• Jede Filiale hat eigene Öffnungszeiten, auch mit einer Pause dazwischen

Erst die Schichten machen die Online-Buchung ehrlich: Kunden bekommen nur Zeiten angeboten, zu denen in dieser Filiale wirklich jemand mit der passenden Qualifikation eingeteilt und frei ist.

Mehr als eine Filiale zu führen ist der Normalfall und kein Zusatzpaket. Wechseln Sie die Filiale direkt im Kalender, und der Plan wechselt mit. Argus merkt sich, wo Sie waren, und schreibt Filiale und Datum in die Adresszeile: Ein bestimmter Tag in einer bestimmten Filiale ist damit ein Link, den Sie verschicken können. Manager sehen immer nur die Filialen, für die sie zuständig sind.

Wer einen Termin storniert, muss einen Grund angeben, und der bleibt gespeichert. Jede Verschiebung, jede Änderung, jeder Terminausfall und jede Stornierung steht im Aktivitätsprotokoll, samt dem, was sich geändert hat. Auf die Frage „Wer hat das verschoben?“ gibt es also eine Antwort, die nicht vom Gedächtnis abhängt. Und weil ein bezahlter Termin gesperrt ist, können Kalender und Kasse nie auseinanderlaufen.